Privacyverklaring

Om een goede dienstverlening aan te kunnen bieden, worden je persoonsgegevens verzameld en verwerkt door lokaal bestuur Tervuren (inclusief OCMW Tervuren, Autonome Gemeentebedrijven Tervuren, de gemeentelijke scholen en het Woonzorgcentrum Zoniën) als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Markt 7, 3080 Tervuren. Lokaal bestuur Tervuren vindt de bescherming van je privacy belangrijk. Daarom voert onze organisatie een privacybeleid dat beoogt vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met de gegevens van haar burgers. Onze diensten en medewerkers zullen dan ook discreet en integer omgaan met de door jou verstrekte informatie en persoonsgegevens enkel verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Deze privacyverklaring heeft tot doel je te informeren over hoe lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens via verschillende kanalen verkrijgt of verzamelt, waarom we deze verzamelen, wat we ermee doen en hoe we ermee omgaan. Deze privacyverklaring is van toepassing op de burgers van lokaal bestuur Tervuren, bezoekers van de website en elke natuurlijke persoon die in contact treedt met het lokaal bestuur. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het lokaal bestuur de geldende Europese en nationale privacywetgeving respecteren, zijnde o.a.:

  • De Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het bijhorende uitvoeringsbesluit (link)
  • De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 (ook AVG of GDPR genoemd (link)

Lokaal bestuur Tervuren verbindt zich ertoe de verplichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving toe te passen op al onze verwerkingsactiviteiten en met respect voor jouw individuele rechten. Met deze privacyverklaring garandeert lokaal bestuur Tervuren dat je:

  • op de hoogte blijft van de verwerking van je persoonsgegevens, zowel elektronisch als op papier;
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die lokaal bestuur Tervuren verwerkt;
  • je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN?

Onder ‘Persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan die toelaat een persoon direct of indirect te identificeren of identificeerbaar te maken, aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator; of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon. Lokaal bestuur Tervuren verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: persoonsgegevens waarmee lokaal bestuur Tervuren je kan identificeren.

Bv. naam, voornaam, taalvoorkeur, foto’s…

  • Contactgegevens: gegevens waarmee lokaal bestuur Tervuren je kan contacteren indien nodig, om eventuele vragen te beantwoorden, …
  • . telefoonnummer, adres, e-mailadres, …
  • Familiale gegevens: dit zijn gegevens betreffende je gezinssamenstelling.

Bv. gezinssamenstelling, burgerlijke staat, aantal personen ten laste, …

  • Informatie over opleidingen: dit betreft informatie over je gevolgde opleidingen.

Bv. opleidingsniveau, diploma’s, kwalificaties, schoolloopbaan, …

  • Informatie betreffende tewerkstelling:

Bv. informatie over je loopbaan, referenties, huidige werkgever, pensioen en verzekeringsinformatie, …

  • Gedragsgegevens: deze categorie omvat de gegevens omtrent je gebruik van de website

bv. taalvoorkeur, cookies, logs van je activiteiten, …

  • Connectie-informatie: dit betreft alle informatie die wij verzamelen als je gebruik maakt van onze digitale diensten zoals de website en applicaties van lokaal bestuur Tervuren. Hiermee kunnen we de toepassingen beveiligen en je een optimale ondersteuning bieden voor onze digitale diensten.

Bv. gebruikersnamen, het IP-adres, toestelinformatie, …

  • Rijksregisternummer
  • Financiële gegevens: dit betreft informatie nodig voor de afhandeling van betalende diensten en voor diensten waarbij lokaal bestuur Tervuren optreedt als betaler.

bv. rekeningnummers, openstaande saldo’s, …

  • Gevoelige gegevens: voor sommige diensten verzamelt lokaal bestuur Tervuren ook bijzondere persoonsgegevens. Deze informatie zal enkel worden verzameld voor specifieke doeleinden waarvoor specifieke contracten zijn opgemaakt, en voor zover het verzamelen van deze informatie wordt toegestaan door de wetgeving of op basis van jouw toestemming.

Bv. gezondheidsinformatie, gerechtelijke informatie, …

OP WELKE BASIS VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS?

Lokaal bestuur Tervuren verwerkt enkel persoonsgegevens indien we daar een rechtmatige basis voor hebben. De verwerking vindt dus enkel plaats:

  • als lokaal bestuur Tervuren je toestemming heeft verkregen om ze te mogen verwerken;
  • in het kader van een contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contract met lokaal bestuur Tervuren;
  • indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van onze wettelijke verplichtingen (inclusief de vervulling van gemeentelijke taken);
  • indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan lokaal bestuur Tervuren is opgedragen;
  • Indien dit van vitaal belang is voor de betrokkene (bv. om een ernstige bedreiging voor  het leven van een betrokkene).

Indien lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd vooraf je expliciete toestemming vragen.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS?

Lokaal bestuur Tervuren gebruikt altijd enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van een goede dienstverlening en we springen er zorgvuldig mee om. We verbinden ons ertoe je persoonsgegevens enkel te verwerken op een wijze die verenigbaar is met de vooraf bepaalde doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. Deze doelstellingen zijn:

  •        Het verstrekken van een optimale dienstverlening: lokaal bestuur Tervuren verwerkt persoonsgegevens van haar burgers voor de uitvoering van de verschillende gemeentelijke taken. Om een goede dienstverlening te leveren, hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig. Lokaal bestuur Tervuren gebruikt echter enkel de minimale informatie die nodig is om die dienstverlening te kunnen verstrekken. De gegevensset die nodig is, hangt af van de dienst die wordt geleverd. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat voor het verlenen van deze dienstverlening, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  •        Het onderhouden van contacten en interacties met burgers en andere personen: lokaal bestuur Tervuren gebruikt persoonsgegevens om je te identificeren en te contacteren, om je te informeren, je aanvragen te behandelen of je vragen te beantwoorden. Aanvragen en andere vragen worden geregistreerd in de systemen van lokaal bestuur Tervuren, zodat hier later gemakkelijk naar teruggekoppeld kan worden indien nodig. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat om contact op te nemen, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  •        Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen: de dienstverlening en bijhorende verwerking van persoonsgegevens is in vele gevallen wettelijk bepaald. Als je bv. een vergunning, subsidie of een voorziening aanvraagt, dan verzamelen en bewaren we je persoonsgegevens.
  •        Om haar burgers en andere personen op de hoogte te houden: Lokaal bestuur Tervuren verstuurt nieuwsbrieven en brochures met informatie. Dit gebeurt telkens op basis van toestemming van de betreffende burger of de persoon.
  •        Voor de organisatie van evenementen: Lokaal bestuur Tervuren zal je persoonsgegevens gebruiken wanneer ze evenementen organiseert bv. bij de inschrijving voor deze evenementen of om haar burgers uit te nodigen voor evenementen, en voor de administratieve afhandeling die bij de organisatie komt kijken. Het versturen van uitnodigingen of inschrijvingen gebeurt enkel op basis van de toestemming van de burger.

Lokaal bestuur Tervuren gebruikt je persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor ze verzameld of door jou verstrekt werden. Dat betekent dat als je bv. je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze gegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden of om je andere informatie toe te zenden, zoals bv. nieuwsbrieven. Wanneer je persoonsgegevens aan ons doorgeeft en we zouden die graag nadien nog gebruiken in een andere context, vragen we hier telkens vooraf je expliciete toestemming voor.

Het cultuurcentrum De Warandepoort verzamelt volgende gegevens:

  •        alle contactgegevens die je via mail, telefoon of reguliere post verstrekt bij het aankopen van tickets of bij het inschrijven van een cursus of andere culturele activiteit in De Warandepoort
  •        alle contactgegevens die je in de website ingeeft bij de aanmaak van een account of het inschrijven voor een nieuwsbrief
  •        alle gegevens die je invult via online formulieren of bij wedstrijden

Bij de aankoop van een ticket, geef je zelf je gegevens in en geef je hiermee toestemming tot het bewaren van deze gegevens in het ticketsysteem. 
 

Wat doen wij met jouw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligd softwareprogramma (Tixly bij aankoop tickets).
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens: 

1) zodat je gebruik kan maken van onze diensten zodat wij

  •        je een antwoord kunnen verstrekken op gevraagde informatie
  •        je tickets kunnen afleveren 
  •        toegangscontrole kunnen uitvoeren
  •        bepalen van tarieven (vb op leeftijd) 
  •        servicemailing voor en/of na jouw bezoek (communicatie)
  •        je kunnen contacteren bij programmawijziging of annulering
  •        fraude of andere wettelijke inbreuken kunnen opsporen
  •        de kwaliteit van onze diensten te verbeteren op basis van statistieken 

 De gegevens worden opgeslagen op de servers van onze leverancier van het ticketingprogramma waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten in verband met de bescherming van deze gegevens. 
 

2) zodat wij kunnen communiceren op maat 
De Warandepoort verstuurt mails op basis van jouw recente bezoeken aan het cultuurcentrum en jaarlijks versturen wij een seizoensgids naar alle klanten die tickets hebben gekocht het voorbije jaar en aan iedereen die de zending van een seizoensbrochure heeft aangeduid bij zijn/haar communicatievoorkeuren in het account. Wie dit niet meer wenst, kan dit melden aan ccdewarandepoort@tervuren.be
 

 3) zodat wij marketing kunnen voeren van ons aanbod 
De Warandepoort maakt promo voor het eigen aanbod via de algemene nieuwsbrief. Klanten kunnen zich steeds in -en uitschrijven op deze marketingtools.
Wij houden ons publiek op deze manier op de hoogte van ons programma en het programma van de culturele centra, partners en regionale projecten waar we mee samenwerken. 

 GEEFT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS DOOR?

Jouw persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt, verkocht of doorgegeven aan andere organisaties, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten. Wanneer lokaal bestuur Tervuren in andere gevallen jouw persoonsgegevens doorgeeft aan organisaties wordt hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming gevraagd, tenzij een wettelijke bepaling dit verhindert.

Dankzij de wetgeving Openbaarheid van Bestuur kunnen derden een verzoek om informatie indienen bij lokaal bestuur Tervuren. Daarbij worden jouw gegevens in principe niet vrijgegeven, tenzij dit wettelijke verplicht is. In elk geval wordt het verzoek altijd getoetst aan de geldende privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen echter wel worden gedeeld met verwerkers waaraan lokaal bestuur Tervuren bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In dit geval wordt er altijd een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten tussen lokaal bestuur Tervuren en de verwerker, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als lokaal bestuur Tervuren. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt door de verwerkers in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel waarvoor ze zijn verzameld. De verwerker is  verplicht zich te houden aan alle wettelijke verplichtingen en de instructies van lokaal bestuur Tervuren.

Met betrekking tot internationale overdracht van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden persoonsgegevens alleen overgedragen aan andere organisaties wanneer dit wordt voorgeschreven door, of toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We garanderen passende waarborgen, zodat je rechten ook buiten de EER worden geëerbiedigd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming, en we eisen van de gegevensontvanger dat deze ook de gepaste garanties biedt. Persoonsgegevens blijven altijd beschermd in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de wetgeving van de EU en de lidstaten

CC De Warandepoort verbindt er zich toe om zoals de wetgeving voorschrijft geen persoonsgegevens te delen met derden tenzij je in De Warandepoort een ticket hebt gekocht voor een voorstelling georganiseerd door een externe organisatie, maar die plaatsvindt in De Warandepoort of voor een voorstelling die plaatsvindt bij één van onze partners (CC Den Blank, GC Felix Sohie, GC de Kam, GC de Lijsterbes, GC de Bosuil). In dit geval kan je een informatiemail of annuleringsmail krijgen vanuit een ander cultuurhuis, maar zij mogen deze contactgegevens niet bewaren.

WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYverklaring

Lokaal bestuur Tervuren kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op de website van lokaal bestuur Tervuren te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze verklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de "laatste update" van ons privacybeleid wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze privacyverklaring regelmatig te lezen.

10. COnTACTGEGEVENS

Indien je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze verklaring of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door lokaal bestuur Tervuren, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via e-mail:  informatieveiligheid@tervuren.be.

Als je liever per post contact met ons opneemt, kan je dit doen op het volgende adres:

Lokaal bestuur Tervuren, OCMW Tervuren en de Autonome Gemeentebedrijven Tervuren

Markt 7A

3080 Tervuren

Naar top